98 Avenue Robert Schuman – BP 30202 – 47006 AGEN Cedex
Siren 434165312
1. Candidature à un emploi et demande de stage
Vos CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par REGAIN Coordination (qui est le responsable de traitement) en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un éventuel poste à pourvoir. Seuls la Direction et le personnel en charge du recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, complémentaires ou connexes. Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques (notamment collectées via la CVthèque de Pôle emploi) ou en provenance d’agence d’intérim voire d’une structure partenaire.
2. Données des personnes susceptibles d’être accueillies ou hébergées
Dans le cadre de l’Accueil de Jour et de la structure d’Hébergement Temporaire, des renseignements sur les personnes susceptibles d’être accueillies ou hébergées ainsi que leur entourage (responsables légaux, personnes à contacter et médecins traitants, …) sont recueillis par REGAIN Coordination qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (identité, coordonnées de contact, pathologie, date de naissance, éligibilité à des aides, niveau d’urgence, niveau d’autonomie) est en vue d’étudier l’adéquation de la demande par rapport aux conditions d’accès à l’établissement. Seuls la Direction, le personnel administratif du site concerné et l’équipe de soins en charge de l’évaluation sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans à compter de la date de complétude du dossier d’admission. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur :
- le consentement des personnes concernées ;
- ou notre intérêt légitime en tant que structure d’Accueil de Jour et d’Hébergement Temporaire ;
- ou l’intérêt légitime des personnes concernées ou des institutions prescriptrices ;
- ou l’exécution des obligations de l’autorisation tripartite avec l’ARS et le Département ;
- ou l’exécution des statuts de l’Association ;
- ou l’exécution de toute réglementation applicable.
Nous signalons que nous sommes susceptibles, notamment dans le cadre de demande de dérogation spécifique, de transférer des données nécessaires concernant les personnes susceptibles d’être accueillies ou hébergées à des institutions (ARS, Département, …). Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données concernant les personnes susceptibles d’être accueillies ou hébergées via des prescripteurs (médecins traitants, établissements de santé, professionnels sociaux…).
3. Données des personnes accueillies ou hébergées
Dans le cadre de l’Accueil de Jour et de la structure d’Hébergement Temporaire, des renseignements sur les personnes accueillies ou hébergées ainsi que leur entourage (responsables légaux, personnes à contacter et médecins traitants, …) sont recueillis par REGAIN Coordination qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (identité, coordonnées de contact, N° sécu, pathologie, date de naissance, éligibilité à des aides, niveau d’urgence, niveau d’autonomie, signatures d’engagement, pièces comptables et données de facturation) est en vue de gestion de la relation contractuelle et des gestions des échanges avec les partenaires concernés. Seuls la Direction, le personnel administratif du site concerné et l’équipe de soins internes ou externalisées concernés sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données médico-sociales est fixée à 20 ans (ou 10 ans après le décès éventuel) dans la cadre de la législation sur les dossiers médicaux. En parallèle, les fiches-contacts sont conservées jusqu’à 5 ans après la fin de la relation contractuelle. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur :
- l’exécution
du contrat de séjour ;
- ou notre intérêt légitime en tant que structure d’Accueil de Jour et d’Hébergement Temporaire ;
- ou l’intérêt légitime des personnes concernées ou des institutions prescriptrices ;
- ou l’exécution des obligations de l’autorisation tripartite avec l’ARS et le Département ;
- ou l’exécution des statuts de l’Association ;
- ou l’exécution de toute réglementation applicable.
Nous signalons que nous sommes susceptibles, notamment dans des cadres réglementaires, de transférer des données nécessaires concernant les personnes accueillies ou hébergées à des institutions ou des équipes de soins externalisées. Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données concernant les personnes accueillies ou hébergées via des prescripteurs (médecins traitants, établissement de santé, professionnels sociaux…).
4. Données des personnes susceptibles d’être accompagnées par un dispositif d’information et de coordination
Dans le cadre des dispositifs EVAL47, Plateforme de REPIT et de la PTA, des renseignements sur les personnes susceptibles d’être informées ou accompagnées ainsi que leur entourage (responsables légaux, personnes à contacter et médecins traitants, …) sont recueillis par REGAIN Coordination qui est le responsable du traitement exclusivement pour les données collectées et traitées par ses seuls salariés. La finalité de cette collecte et stockage d’informations personnelles (identité, N° de sécurité sociale, coordonnées de contact, pathologie, date de naissance, éligibilité à des aides, niveau d’urgence, niveau d’autonomie, problématique sociale, familiale et environnementale) est en vue d’étudier l’adéquation de la demande par rapport aux conditions d’intervention des dispositifs. Seuls la Direction en cas de situation préoccupante et le personnel en charge de l’évaluation sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la date de complétude du dossier d’admission. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur :
- le
consentement des personnes concernées ;
- ou l’exécution d’une mission confiée par une institution ;
- ou notre intérêt légitime en tant que gestionnaire de dispositifs d’information et de coordination ;
- ou l’intérêt légitime des personnes concernées ou des institutions délégantes ;
- ou l’exécution de conventions d’engagement ou de financement ;
- ou l’exécution des statuts de l’Association ;
- ou l’exécution de toute réglementation applicable.
Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données concernant les personnes susceptibles d’être informées ou évaluées via des partenaires (institutions, médecins traitants, établissement de santé, professionnels sociaux…).
5. Données des bénéficiaires des dispositifs d’information et de coordination
Dans le cadre des dispositifs PTA, EVAL47 et Plateforme de REPIT, des renseignements sur les bénéficiaires ainsi que leur entourage (responsables légaux, personnes à contacter et médecins traitants, …) sont recueillis par REGAIN Coordination. Pour EVAL47, Le responsable du traitement est l’institution délégante et REGAIN Coordination est le délégataire sous-traitant conventionné. Pour la PTA, REGAIN Coordination est le responsable du traitement exclusivement pour les données collectées et traitées par ses seuls salariés. Pour la Plateforme de REPIT, REGAIN Coordination est le responsable du traitement. La finalité de ces collectes et stockages d’informations personnelles (identité, N° de sécurité sociale, coordonnées de contact, pathologie, date de naissance, éligibilité à des aides, niveau d’urgence, niveau d’autonomie, problématique sociale, familiale et environnementale, données de suivi, données de soins, pièces comptables et données de facturation, plan d’accompagnement, données de consentements, …) est en vue d’exécuter les missions et d’en assurer son suivi ainsi que l’éventuelle facturation associée. Seuls la Direction en cas de situation préoccupante et le personnel en charge de l’information et de la coordination ainsi que les référents de chaque service sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée aux éléments suivants :
| Données de l’usager | Données de facturation | Pièces comptables | |
| PTA | 20 ans ou 10 ans après le décès du bénéficiaire dans le cadre de la coordination des parcours de santé | – | – |
| EVAL47 | Le temps de délais légaux ou réglementaires | 5ans | 10 ans |
| Plateforme de REPIT | 5 ans | 5ans | 10 ans |
La base juridique de l’utilisation et du traitement des
données à caractère personnel est basée sur :
- les
conventions éventuelles avec les financeurs ;
- ou notre intérêt légitime en tant que gestionnaire de dispositifs d’information et de coordination ;
- ou l’intérêt légitime des personnes concernées ou des financeurs ;
- ou l’exécution des statuts de l’Association ;
- ou l’exécution de toute réglementation applicable.
Nous signalons que nous sommes susceptibles, notamment dans des cadres réglementaires, de transférer des données nécessaires concernant les bénéficiaires à des tiers des secteurs sociaux, médicaux sociaux et de santé. Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-bénéficiaires via des partenaires (institutions, médecins traitants, établissements de santé, professionnels sociaux…).
6. Données-prospects du service formation
Des données personnelles concernant les clients potentiels du service formation sont collectées et stockées par REGAIN Coordination qui est le responsable de traitement. La finalité de cette collecte et stockage de vos informations personnelles (identité, coordonnées de contact et profession) est en vue de la gestion de la relation précontractuelle. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec le prospect. Seuls le personnel en relation avec les clients potentiels et la Direction en cas de litige ont accès aux données enregistrées. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur le consentement des personnes concernées ou notre intérêt légitime en tant que prestataire de formation.
7. Données des clients du service formation et de nos formateurs
Des données personnelles concernant nos clients, nos participants à des sessions de formations ainsi que de nos formateurs sont collectées et stockées par REGAIN Coordination qui est le responsable de traitement. Dans le cadre de missions conventionnées, nous signalons que le responsable de traitement peut être la structure qui missionne REGAIN Coordination. La finalité de cette collecte et stockage de vos informations personnelles (identité, coordonnées de contact, professions, date de naissance, N° ADELI ou RPPS, CV des formateurs) est en vue de l’organisation de sessions de formation, du suivi et de la facturation associée est multiple :
| Finalités / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
| CV, parcours professionnel et diplômes des formateurs | Direction et secrétariat de Direction | 5 ans après la fin de la relation contractuelle |
| Convention de prestation avec les formateurs | Direction et secrétariat de Direction | 5 ans après la fin de la relation contractuelle |
| Convention de formation avec les clients | Direction et secrétariat de Direction | 5 ans après la fin de la relation contractuelle |
| Données de facturation et pièces comptables de facturation | Direction et secrétariat de Direction, Service comptabilité, Client déléguant éventuel | 10 ans |
| Feuille d’émargement, Questionnaire de satisfaction | Direction et secrétariat de Direction, formateur interne ou externalisé, OPCO financeurs éventuel, Direction en cas de litige | 5 ans après la fin de la relation contractuelle |
| Attestation de formations | Client concerné, l’ARS, le conseil de l’ordre compétent, Direction et secrétariat de Direction | 5 ans après la fin de la relation contractuelle |
Nous signalons que les données personnelles de nos clients, des employés de nos clients et des formateurs sont susceptibles d’être transférées à des tiers-financeurs ou à des institutions concernées. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur :
- l’exécution
d’une convention de formation ou d’un contrat de prestation ;
- ou l’obligation légale de suivi et d’évaluation des personnes formées ;
- ou le respect du cahier des charges du label DPC ;
- ou une obligation légale liée à une législation en vigueur ;
- ou nos intérêts légitimes en tant que prestataire de formation ;
- ou l’intérêt légitime du client déléguant une mission ;
- ou l’intérêt légitime d’un tier-financeur concerné ;
- ou l’intérêt légitime des personnes concernées.
8. Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaires (potentiel ou actif) a été mis en place par REGAIN Coordination qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’Association.
9. Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par REGAIN Coordination (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur et le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
10. Newsletters et invitations à des évènements
Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invité peut être mis en place par REGAIN Coordination qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@regain-coordination.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’informations ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concernés sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitations avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisées d’organisation d’évènements. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’Association ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
11. Traçabilité des appels téléphoniques
REGAIN Coordination utilise les services d’opérateurs téléphoniques nationaux (notamment ORANGE) qui mettent en place des services de messageries et journaux d’appels. Vous pouvez être informés sur l’utilisation de vos données téléphoniques en vous rapprochant de notre opérateur. En outre, nous signalons l’enregistrement de données de traçabilité téléphonique (N° d’appel, horaires et durée des appels) pour le service PTA en vue d’évaluation de la qualité et de volumétrie de l’activité. Seuls les Pilotes PTA, le personnel en charge des évaluations statistiques et la Direction en cas de problématique peuvent accéder aux données enregistrées. La durée maximale de conservation des données est de 12 mois. La base juridique du traitement des données est notre intérêt légitime en tant que structure du secteur médico-sociale ou l’exécution de conventions avec des institutions.
12. Architecture informatique sécurisée
Nos données et celles de nos usagers sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et dans nos datacenters en Europe externalisés (notamment OVH et Microsoft qui sont certifiés iso27001 et HDS). Nous signalons toutefois l’utilisation possible d’outils agréés Privacy Shield et HDS (notamment Google Drive) qui peuvent faire transiter une partie de nos données hors EU dans un cadre licite et sécurisé.
13. Vos droits
Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables externalisés, CAC, institutions… Nous signalons aussi que nos données peuvent être transmises à des entreprises spécialisées en destruction des documents confidentiels. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@regain-coordination.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, REGAIN Coordination, 98 avenue Robert SCHUMAN, BP30202, 47006 AGEN Cedex. Vous disposez par ailleurs des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.
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par Otempora agence de communication à Bordeaux